Author: Ahmet ÖZER
Company: İBB

YEREL GÜNDEM 21
YEREL PROJELERE DESTEK PROGRAMI
(YG-21 YPDP)

  PROGRAM REHBERİ

TASLAK (1 Ağustos 2003)

İÇİNDEKİLER

1.	YG-21 YPD PROGRAMI’NIN TANITIMI
1.1.	Türkiye Yerel Gündem 21 Programı
1.2.	YG-21 YPD Programı’ nın Amacı ve Kapsamı
1.2.1.	Yürütme Düzenlemeleri
1.2.2.	Kimler Katılabilir
1.2.3.	Kimler Katılamaz
1.2.4.	Projelerin Süresi
1.3.	YG-21 YPD Programı’ nın Öncelikli konuları
1.4.	Hibe Katkı ve Yerel Katkılar
1.5.	YG-21 YPDP için Başvuru ve Seçim Süreci
2.	PROJE BAŞVURULARI
2.1.	Proje Başvurusunun Yapılması
2.2.	Proje Teklif Formu
2.3.	Proje Teklifleri
3.	ÖN YETRLİLİLİK
3.1.	Başvuru yeterliliği
3.2.	YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu
3.3.	Projenin Ön Değerlendirilmesi
3.3.1.	Ön Değerlendirme  Anket Formu
3.3.2.	Ön Değerlendirme  Kriterleri
3.3.3.	Ön Değerlendirme Süreci ve Sonuçları Bildirimi
4.	PROJE SEÇİM SÜRECİ
4.1.	YG-21 YPDP Seçim Kurulu
4.2.	Projelerin Değerlendirilmesi
4.2.1.	Desteklenmesi Uygun Görülmeyen Projeler
4.2.2.	Seçilen Projeler
5. PROJELERİN UYGULANMASI
5.1 Proje Yöneticisi
5.2 Proje Fonlarının Kullanımı
5.2.1 Fonların Aktarımı
5.2.2 Harcamaların Yapılması
5.2.3 KDV Muafiyeti
5.2.4 Proje Personeli
5.2.5 Görev Gezileri
5.2.6 Mal ve Hizmet Alımları
5.2.7 Hibenin Devri ve Kullanılmayan Fonların İadesi
5.2.8 Bütçe Revizyonları
5.3 Proje Kapsamındaki Raporlama
5.3.1 Gelişme Raporu
5.3.2. Ara Rapor
5.3.3 Sonuç Raporu
5.4 İzleme ve Değerlendirme
5.4.1 İzleme ve Değerlendirme Toplantıları
 5.4.2 Projelerin Tanıtımı ve Çıktıların Paylaşımı
5.4.3 Mali Denetim (Audit)

YEREL GÜNDEM 21
YEREL PROJELERE DESTEK PROGRAMI
(YG-21 YPDP)

Bilgi ve İletişim İçin  :

IULA-EMME
YG-21 YPDP Koordinatörlüğü

Yerebatan Cad. No.2
34400 Sultanahmet – İSTANBUL

Tel   :  (212) 511 10 10
Fax  :  (212)  513 44 87

e-posta :   iulaemm@attgloal.net
                  iulaemme@superonline.com

web      :    http://iula-emme.org
                   http://www.la21turkey.net

1.	YG-21 YPD PROGRAMI’NIN TANITIMI

1.1	Türkiye Yerel Gündem 21 Programı

Türkiye’de Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP), 1997 yılından bu yana, IULA-EMME (Uluslararası Yerel Yönetimler Birliği, Doğu Akdeniz Ortadoğu Bölge Teşkilatı) tarafından koordine edilen ve yürütülen Yerel Gündem 21 Programı kapsamında, yerel yönetişim alanında ulusal ve yerel kuruluşlarla işbirliği yapmaktadır. Yerel Gündem 21 Programı’nın ana hedefi, sivil toplumun karar alma süreçlerine katılması ve yerel yatırımları etkilemesi yoluyla, yerel yönetişimin güçlenmesini sağlamaktır.

Halen 50’nin üzerinde kenti kapsayan program, eşit ortaklar arasında geliştirilen iletişim ağına ve birlikte çalışmaya dayalı, yerinden yönetimci ve “yapabilir kılan” bir yaklaşım sergilemektedir. Başlıca karar alma ve uygulama mekanizmaları, çoğunlukla kent konseyleri şeklinde oluşturulan ve çalışma grupları, kadın ve gençlik konseyleri, çocuklar, yaşlılar ve engelliler platformlarınca desteklenen yerel ilgi gruplarıdır. Yerel katılımcı platformlarla programın koordinatör birimleri arasındaki temel bağlantı, proje ortağı kentlerde oluşturulan YG-21 Genel Sekreterlikleri tarafından sürdürülmektedir.

Bu program, kamu kuruluşları, yerel yönetimler ve sivil toplum kuruluşları üçgeninde yerel karar alma süreçlerini oluşturarak, Türkiye’de yeni bir yerel yönetişim modelinin gelişmesini sağlamıştır. Programın beş yıllık uygulama süreci, yerinden yönetimci yapıyı ve demokratikleşme sürecini hızlandırmanın yanı sıra, ülkenin AB’ye giriş sürecini de hızlandıran bir sosyal dönüşümü tetikleyecek güçte olduğunu ortaya koymuştur.

1.2	YG-21 YPD Programı’nın Amacı ve Kapsamı

Yerel Gündem 21 Programı’nın Üçüncü Aşaması olarak hazırlana “Türkiye Yerel Gündem 21 Yönetişim Ağı Yoluyla BM Binyıl Bildirgesi Hedefleri ve Johannesburg Uygulama Planı’nın Yerelleştirilmesi” başlıklı proje kapsamında, YG-21 süreçlerinin ve mekanizmalarının kurumsallaştırılmasına yardımcı olmak amacıyla, bir Yerel Gündem 21 Yerel Projelere Destek Programı (YG-21 YPDP) başlatılmıştır.

YG-21 YPD Programı kapsamında desteklenmesi uygun görülen yerel projelere, proje başına 30.000 ABD Doları’nı aşmayacak şekilde, hibe katkı sağlanacaktır.

1.2.1	Yürütme Düzenlemeleri

Yerel Gündem 21 Programı altında yer alan YG-21 YPD Programı, 1997 yılından bu yana Yerel Gündem 21 Programı’nın yürütücü kuruluşu olan IULA-EMME tarafından, UNDP-Türkiye ile yakın işbirliği ve koordinasyon içerisinde yürütülecektir.

IULA-EMME, YG-21 YPD Programı’nın etkin olarak yürütülmesini kolaylaştırmak amacıyla, bir YG-21 YPDP Koordinatörü görevlendirilecektir.

YG-21 YPDP Koordinatörü, YG-21 YPDP kapsamında desteklenen projelerin koordineli bir şeklide yürütülmesinden sorumlu olacaktır. YG-21 YPDP Koordinatörü, YG-21 YPD Programı çıktılarının Türkiye YG-21 Programı ile tam olarak örtüşmesini sağlamak amacıyla, YG-21 Ulusal Program Koordinatörü’nün (YG-21 UPK) gözetimi altında, YG-21 UPK ve UNDP Yönetişim Programı Sorumlusu ile yakın işbirliği ve koordinasyon içerisinde çalışacaktır.

Yerel Gündem 21 Programı’nın danışma organı olarak işlev gören ve TBMM, Başbakanlık, Devlet Planlama Teşkilatı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı, Çevre Bakanlığı, AB Genel Sekreterliği, Kadın Statüsü ve Sorunların Genel Müdürlüğü, diğer davetli kamu kuruluşları, destekleyici kuruluşlar, IULA-EMME ve UNDP’den oluşan Program Yönlendirme Kurulu’nun (PYK), YG-21 YPD Programı’nın uygulanmasını da yakından izlemesi ve yönlendirmesi öngörülmektedir.

1.2.2	Kimler Katılabilir?

YG-21 YPD Programı, kendi yerel yönetimlerinin yönlendiriciliğinde Yerel Gündem 21 süreçlerini başlatmış tüm katılımcı platformlara açıktır.

Program’a sunulacak projelerin, ilgili Yerel Gündem 21 süreçleri bağlamında oluşturulan Kent Konseyleri (veya benzeri adlar taşıyan il-kent ölçekli katılımcı yapılar), Kadın Meclisleri, Gençlik Meclisleri ve özel ilgi gruplarına yönelik katılımcı yapılarca hazırlanan veya sahip çıkılan projeler başta olmak üzere, çok-ortaklı projeler olması beklenmektedir.

YG-21 sürecindeki iki veya daha çok kenti kapsayacak şeklide, kentler arasında işbirliğine dayalı olan ve özellikle, kurumsal kapasiteleri yeterli olmayan YG-21 kentlerine, Program’ın öncelikli konularında destek verilmesine içeren ortak projeler oluşturulması, özel tercih nedeni olacaktır.

Başvuru sahiplerinde, YG-21 anlayışına ve gereklerine uygun yapılanma yeterli olacak ve tüzel kişilik şartı aranmayacaktır.

Başvuru sahiplerinin, proje tekliflerini ilgili kentin YG-21 Genel Sekreterliği ile yakın işbirliği ve koordinasyon içinde hazırlamaları beklenmektedir. YG-21 Genel Sekreterleri, kendi kentlerindeki proje başvurularını inceleyerek, kendi karar mekanizmaları çerçevesinde değerlendirecek ve her başvuru dönemi için en çok 3 proje teklifini, üzerinde kendi imzalarını taşıyacak şekilde, YG-21 YPDP Programı Koordinatörlüğü’ne göndereceklerdir. (Birden çok kentin ortak proje sunması durumunda, ilgili tüm kentlerin YG-21 Genel Sekreterleri’nin imzaları aranacaktır.) İlgili kentin YG-21 Genel Sekreteri’nin imzasını taşımayan proje başvuruları, değerlendirilmeye alınmadan, başvuru sahiplerine iade edilecektir.

1.2.3	Kimler Katılamaz?

YG-21 YPD Programı, aşağıda belirtilen kapsamdaki proje başvurularına açık değildir:

•	YG-21 süreci kapsamında geliştirilmeyen, bireysel başvuru niteliğinde olan ve yürütülmesinde “ortaklık” anlayışını yansıtmayan projeler.

•	Kendi içerisinde bir bütünlüğü olmayan ve daha büyük ölçekli bir projenin finansmanına katkıda bulunulmasını içeren projeler.

•	Bir başka program altında finanse edilen projelere ilave kaynak sağlanmasını içeren projeler.

•	Konusu ve kapsamı açısından, YG-21 eylem planları ile doğrudan ilişkisi kurulamayan (örneğin, burslar, araştırmalar, anketler, yurtdışı gezileri, toplantı organizasyonu ve benzeri konuları içeren) projeler.

1.2.4	Projelerin Süresi

YG-21 YPDP kapsamında sunulacak projelerin, başlangıcından bitimine kadar, 12 aylık bir uygulama süresini aşmaması öngörülmektedir.

1.3	YG-21 YPD Programı’nın Öncelikli Konuları

Yerel Gündem 21, yerel yönetişimin ve kentsel yaşamın tüm alanlarını kucaklaşan bir süreç niteliğinde olduğundan, kapsadığı konular çok geniş bir yelpazeye yayılmaktadır. Bu açıdan, YG-21 YPD Programı’na sunulan proje önerilerinin değerlendirilmesi, proje konusunun önemli olup olmadığı üzerinden değil, Program’ın önceliklerine uygun olup olmadığı üzerinden yapılacaktır.

BM Binyıl Bildirgesi Hedefleri’nin ve Dünya Sürdürülebilir Kalkınma Zirvesi (WSSD) Uygulama Planı’nın öncelikleri doğrultusunda, YG-21 YPD Programı’nın öncelikli konuları olarak, aşağıdakiler belirlenmiştir.

Öncelikli Konu 1: Kentlerde yoksulluğun azaltılması

(Bu bölümdeki alt konular arasında bir öncelik sıralaması bulunmamaktadır.)

•	Kentlerde yoksulluğun azaltılmasını hedefleyen bütünleşik stratejiler ve programlar geliştirilmesine yönelik projeler

•	Kentlerin yoksul mahallelerinde, sağlıklı yaşam koşullarının iyileştirilmesini ve istihdam/gelir yaratılmasını hedefleyen projeler

•	Gençler ve/veya kadınlar için istihdam projeleri

•	Sokakta  çalışan ve/veya yaşayan çocukların topluma kazandırılmasına yönelik projeler

•	Bilinçlendirme/eğitim projeleri (üreme sağlığı eğitimi, cinsel yolla bulaşan hastalıklar ve HIV-AIDS, nüfus planlaması, kadın sağlığı, vb.)

•	Temel eğitimi destekleme projeleri (anne-baba okulları, okullaşma ve okula devamın desteklenmesi, kız çocuklarının eğitimi, vb.)

•	Kentlerde yoksulluğun azaltılması ile doğrudan bağlantılı olduğu açıkça ortaya konabilen diğer projeler.

Öncelikli Konu 2: Kentlerde yaşam kalitesinin arttırılması

(Bu bölümdeki alt konular arasında bir öncelik sıralaması bulunmamaktadır.)

•	Cinsler arası eşitliğin sağlanmasını, kadınların “yapabilir kılınmasını” ve “Kadına Yönelik Her Tür  Ayrımcılığın Ortadan Kaldırılması Sözleşmesi”nin yerel düzeyde yaşama geçirilmesini hedefleyen projeler

•	Gençliğin kapasitesinin geliştirilmesini, “yapabilir kılınmasını” ve karar mekanizmalarına aktif katılımını hedefleyen projeler

•	Özel ilgi gruplarının kentsel yaşama aktif katılımını kolaylaştıracak projeler (“engelli dostu kentler”, çocuklara ve yaşlılara yönelik projeler, vb.)

•	Kentlerde tarihsel-kültürel mirasın korunmasını ve sürdürülebilir kullanımını hedefleyen projeler

•	Deprem ve diğer afetler konusunda belde halkının bilgi ve bilinç düzeyinin arttırılmasını ve yerel kapasitenin geliştirilmesini hedefleyen projeler.

•	Bilgi-iletişim teknolojilerinin etkin kullanımı yoluyla, yerel düzeyde katılım, şeffaflık ve hesap verme mekanizmalarının geliştirilmesini içerecek şekilde, “e-yönetişim”in yaşama geçirilmesini hedefleyen projeler

•	Kentlerde yaşam kalitesinin arttırılması ile doğrudan bağlantılı olduğu açıkça ortaya konabilen diğer projeler.

Öncelikli Konu 3: Çevresel sürdürülebilirliğin sağlanması

(Bu bölümdeki alt konular arasında bir öncelik sıralaması bulunmamaktadır.)

•	Tüketimde sürdürülebilirliğin özendirilmesini hedefleyen projeler (Enerji kullanımında verimliliğin arttırılması, atıkların azaltılması, tüketimde çevresel duyarlılığın desteklenmesi vb.)

•	BM Biyolojik Çeşitlilik Sözleşmesi’nin yerel düzeyde yaşama geçirilmesine yönelik olarak, zengin biyolojik çeşitlilik alanlarının korunması, yönetimi ve sürdürülebilir kullanımını hedefleyen projeler.

•	Deniz kıyıları ve tatlı su havzalarının bütünleşik/katılımcı yönetimini ve sürdürülebilir gelişmesini hedefleyen projeler

•	Sürdürülebilir tarım konusunda halk katılımının sağlanmasını, bilgi/bilinç düzeyinin arttırılmasını ve yerel kapasite geliştirilmesini hedefleyen projeler

•	Çevresel sürdürülebilirliğin sağlanması ile doğrudan bağlantılı olduğu açıkça ortaya konabilen diğer projeler.

1.4	Hibe Katkı ve Yerel Katkılar

YG-21 YPDP kapsamında desteklenecek projelere, her proje için 5.000 ABD Doları’ndan az olmayacak ve 30.000 ABD Doları’nı aşmayacak şekilde, hibe katkı sağlanması öngörülmektedir.

İlgili proje başvurusunda belirtilen ortaklardan, sağlanan hibe katkıya karşılık olarak, belirli bir miktar yerel katkı sağlamaları beklenmektedir. Yerel katkıların miktarının, ilgili kentin fiziksel, coğrafi ve sosyo-ekonomik özellikleri dikkate alınarak, talep edilen hibe katkının yüzde 10’undan az olmaması beklenmektedir. Yerel katkıların yüksekliği ve toplam proje bütçesine oranı, değerlendirmede tercih nedenlerinden biri olacaktır.

İlgili proje başvurusunda belirtilen ortaklarca sağlanacak nakit katkının yanısıra (veya yerine) sağlanması önerilen ayni katkıların niteliği ve kapsamı da değerlendirmede dikkate alınacaktır.

YG-21 YPDP kapsamındaki hibe fonlardan daha önceden yararlanmış olan bir kentin yeni projeler için başvurması durumunda, talep edilen toplam hibe katkının yüzde ellisinden az olmayan miktarda yerel katkısı beklenecektir.

1.5	YG-21 YPDP İçin Başvuru ve Seçim Süreci

YG-21 YPDP kapsamında desteklenecek projelere ilişkin başvuru ve seçim süreci, aşağıda özetlenmektedir:

•	AŞAMA 1: Proje tekliflerinin başvuru sahiplerince hazırlanarak, süresi içerisinde YG-21 YPDP Koordinatörlüğü’ne iletilmesi. (Aşağıda, Bölüm 2’de açıklanmaktadır.)

•	AŞAMA 2: İlgili dönem için belirlenen son başvuru tarihi öncesinde YG-21 YPDP Koordinatörlüğü’ne iletilen proje tekliflerinin, YG-21 YPD Programı Değerlendirme Kurulu tarafından ön elemeden geçirilmesi. (Aşağıda, Bölüm 3’de açıklanmaktadır.)

•	AŞAMA 3: Ön elemeden geçen proje tekliflerinin YG-21 YPDP Seçim Kurulu tarafından incelenmesi ve desteklenmeye uygun projelerin seçilmesi. (Aşağıda, Bölüm 4’te açıklanmaktadır.)

•	AŞAMA 4: Seçilen projelerin uygulamaya geçirilmesi; ilgili raporların hazırlanması; projelerin izlenme ve denetlenme süreci. (Aşağıda, Bölüm 5’de açıklanmaktadır.)

2.	PROJE BAŞVURULARI

2.1	Proje Başvurusunun Yapılması

YG-21 YPDP kapsamında desteklenecek projelere ilişkin olarak yapılacak başvurularda, aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekmektedir:

•	Başvuru Yazısı: Proje başvurularının ilgili YG-21 Genel Sekreteri’nin kapak yazısıyla yapılması gerekmektedir. Yazıda, önerilen projenin kısa bir özeti ile birlikte, ilgili YG-21 süreçleri kapsamında desteklenme gerekçesinin de belirtilmesi beklenmektedir. İlgili YG-21 Genel Sekreteri’nin destekleyici kapak yazısı olmaksızın yapılan başvurular, dikkate alınmayacaktır.

•	Proje Teklifi: İlgili YG-21 Genel Sekreteri’nin başvuru yazısı ile birlikte, usulüne uygun olarak hazırlanmış ve değerlendirmeye esas oluşturacak Proje Teklifi gönderilecektir.

•	Anket Formu: İlgili başvuru yazısına, usulüne uygun olarak doldurulmuş Anket Formu da eklenecektir. Anket formu olmaksızın yapılan başvurular, dikkate alınmayacaktır.

Proje başvurusu, bu Rehber’de belirtilen YG-21 YPDP Koordinatörlüğü adresine iletilecektir. Koordinatörlük, proje başvurusunun ulaştığını, en kısa zamanda, yazılı olarak bildirecektir.

2.2	Proje Teklifi Formu

YG-21 YPDP kapsamında desteklenecek projelere ilişkin başvuruların, uygun formatta hazırlanmış proje teklifi şeklinde yapılması gerekmektedir.

Proje teklifleri, başvuru sahiplerince PROJE TEKLİFİ FORMU’ na uygun olarak hazırlanacaktır. (Proje Teklif Formu, Ek-1’de verilmektedir.)

2.3	Proje Teklifleri

Proje tekliflerinin, ilgili başvuru dönemi için belirlenecek son başvuru tarihi öncesinde, YG-21 YPDP Koordinatörlüğü’ne iletilmesi gerekmektedir.

YG-21 YPDP Koordinatörü tarafından yapılacak inceleme sonrasında, Proje Teklifi Formu’nda eksik veya düzeltilmesi gereken bölümler olduğu belirlendiği takdirde proje teklifleri, makul süre içerisinde gerekli düzeltmelerin yapılması talebiyle, proje sahiplerine iade edilecektir. Bu düzeltmelerin yapılmaması, ilgili proje teklifinin değerlendirmeye alınmaması sonucunu doğuracaktır.

Proje başvurularında yer alan bilgilerin paylaşımı, değerlendirme süreci boyunca, yalnızca değerlendirmeden sorumlu kişilerle sınırlı tutulacaktır. Projelerin değerlendirme sürecinin tamamlanması ve sonuçların açıklanması sonrasında ise tüm projeler, kamuoyunun bilgisine sunulacaktır.

3.	ÖN YETERLİLİK

3.1	Başvuru Yeterliliği

YG-21 YPD Programı’na sunulacak projelerin teknik açıdan değerlendirilmesi öncesinde, başvuru yeterliliği aranacaktır. 

Bu kapsamdaki değerlendirmenin, ilgili projelerin YG-21 katılımcı süreçlerinde şekillenmiş olması, kendi bağlamındaki YG-21 eylem planlarına uygunluğu ve Rehber’in ilgili bölümünde belirtilen öncelikli konularda geliştirilmiş olması gibi kriterlerin ışığında yapılması öngörülmektedir.

Sunulan projenin içeriğine bakılmaksızın, ön değerlendirmede yeterlilik alamayan projeler, YG-21 YPD Programı kapsamında desteklenmeyecektir.

3.2	YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu

İlgili dönem için belirlenen son başvuru tarihi öncesinde YG-21 YPDP Koordinatörülğü’ne iletilen başvurular, YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu tarafından ön elemeden geçirilecektir.

YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu, ön değerlendirme sürecine katılmak isteyen YG-21 Programı ortağı kentlerin YG-21 Genel Sekreterleri’nden (veya bu amaçla belirleyecekleri temsilcilerden); UNDP ve IULA-EMME’nin temsilcilerinden ve YG-21 YPDP Koordinatörü’nden oluşur.

3.3	Projelerin Ön Değerlendirilmesi

Projelerin ön değerlendirmesi, YG-21 YPD Programı Değerlendirme Kurulu’nca, aşağıda belirtilen esaslarda yapılacaktır.

3.3.1	Ön Değerlendirme Anket Formu

YG-21 YPD Programı kapsamında desteklenecek projeler için geliştirilen ön değerlendirme kriterlerine esas oluşturmak üzere, bir ANKET hazırlanmıştır. (Anket Formu, Ek-2’de verilmektedir.)

Proje teklifinin hazırlanması ile eşzamanlı olarak doldurularak sunulması gereken bu Anket’in sonuçları, YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu tarafından yapılacak ön değerlendirmeye esas olacaktır.

3.3.2	Ön Değerlendirme Kriterleri

YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu tarafından yapılacak ön değerlendirme, adı geçen Anket’e dayalı olarak hazırlanan ÖN DEĞERLENDİRME KRİTERLERİ esas alınarak gerçekleştirilecektir. (Ön Değerlendirme Kriterleri, Ek-3’de verilmektedir.)

3.3.3 Ön Değerlendirme Süreci ve Sonuçların Bildirimi

YG 21 YPDP Değerlendirme Kurulu’nca yapılacak ön değerlendirme, özel bir toplantı şeklinde veya tercihen, internet üzerinde oluşturulan YG-21 Yönetişim Ağı üzerinden yapılacaktır.

YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu’nun çalışmalarına katılan YG-21 Genel Sekreterleri, proje başvurularının ön elemeden geçirilmesine yönelik puan verme işlemlerinde, kendi kentlerini ilgilendiren proje başvurularının değerlendirme sürecine katılamazlar.

YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu, Ön Değerlendirme Kriterleri ışığında başvuruları gözden geçirecek ve projeler tekliflerini, aldıkları puana göre, değerlendirme sırasına koyacaktır.

Belirlenecek eşik puan barajını aşan projelerin teklif sahiplerine, YG-21 YPDP Koordinatörü tarafından, söz konusu yetersizliğin nedenlerini gerekçeli olarak ortaya koyan ve eksikliklerin giderilmesine yönelik önerileri içeren bir Ön Değerlendirme Sonuç Raporu gönderecektir.

4. PROJE SEÇİM SÜRECİ

4.1 YG-21 YPDP Seçim Kurulu

Projeler, YG-21 YPDP Değerlendirme Kurulu tarafından ön elemeden geçirildikten sonra, YG-21 YPDP Seçim Kurulu tarafından değerlendirmeye tabi tutulacak ve uygun olanlar seçilecektir.

YG-21 YPDP Seçim Kurulu, gönüllülük esasında çalışır ve YG-21 Ulusal Yönlendirme Kurulu üyeleri ve YG-21 YPDP Koordinatörü ile birlikte, Program’ın öncelikli konularında yetkin uzmanlardan oluşur.

4.2 Projeleri Değerlendirilmesi

YG-21 YPDP Seçim Kurulu tarafından yapılacak proje değerlendirmesi ve seçimi süreci, DEĞERLENDİRME, VE SEÇİM KRİTERLERİ esas alınarak yapılacaktır. (Değerlendirme ve Seçim Kriterleri; Ek-4’te verilmektedir)

4.2.1 Desteklenmesi Uygun Görülmeyen Projeler

Kapsam ve içerik açısından yetersiz görülen proje başvurularının sahiplerine, söz konusu yetersizliğin nedenlerini gerekçeli olarak ortaya koyan ve eksikliklerin giderilmesine yönelik önerileri içeren bir Proje Seçimi Sonuç Raporu gönderecektir.

Desteklenmesi uygun görülmeyen projeler, adı geçen Rapor’da belirtilen eksikliklerin giderilmesinin ardından, bir sonraki başvuru döneminde yeniden sunulabileceklerdir. YG-21 YPDP Seçim Kurulu tarafından ikinci kez (yine gerekçeli olarak) kabul edilmeyen projeler, aynı veya benzer kapsam ve içerikte, yeniden sunulamayacaklardır.

4.2.2 Seçilen Projeler

Değerlendirme ve Seçim Kriterleri esasında seçilen projelerin başvuru sahiplerine, değerlendirme tarihinin ardından 10 (on) gün içerisinde YG-21 YPDP Koordinatörü tarafından yazılı bildirimde bulunulur.

Bildirim ile birlikte, projenin uygulanmasına ilişkin konuları düzenleyen Proje Sözleşmesi de gönderilir. Proje Sözleşmesi, Proje Yöneticisi tarafından 15 (onbeş) gün içerisinde imzalanarak, YG-21 YPDP adına onaylanmak üzere, YG-21 Ulusal Program Koordinatörlüğü’ne gönderilir.

Proje Yöneticisi tarafından imzalanan Proje Sözleşmesi’nin YG-21 YPDP adına YG-21 Ulusal Program Koordinatörü’nce onaylandığı tarihten itibaren uygulama süreci başlamış kabul edilir.

5. PROJELERİN UYGULANMASI
5.1 Proje Yöneticisi
YG-21 YPDP Kapsamında desteklenen projeler, ilgili proje teklifinde ismen belirtilen Proje Yöneticisi tarafından yürütülecektir.
İlgili Proje Sözleşmesi’ni imzalamaya ve proje kapsamındaki harcamaların yapılmasında münhasıran Proje Yöneticisi yetkili olacaktır.
YG-21 YPDP kapsamında desteklenen projenin ortaklarınca,gerektiğinde Proje Yöneticisi’nin nasıl değiştirileceğine ilişkin hükümler, ilgili Proje Sözleşmesi’nde yer alacaktır.

5.2 Proje Fonlarının Kullanımı

5.2.1 Fonların Aktarımı

YG-21 YPDP kapsamında desteklenen projenin onaylı bütçesinde belirtilen giderlerin karşılanması amacıyla, ilgili proje hesabına, uygun dilimler halinde fon aktarımı sağlanacaktır.

Bu amaçla, YG-21 YPDP kapsamında desteklenen her proje için, proje sahiplerince ayrı bir banka hesabı açılacaktır. İlgili proje kapsamındaki tüm harcamalar, Proje Yöneticisi’nin talimatıyla, yalnızca bu hesaptan yapılacaktır. Proje hesabı, başka amaçlarla kullanılamayacak ve proje ile doğrudan ilgili olmayan işlemler yapılmayacaktır.

YG-21 YPDP kapsamında desteklenen proje için, başlangıçta yapılacak avans ödemesi ile diğer ödeme dilimlerini gösteren ödeme planı, ilgili Proje Sözleşmesi’nde düzenlenecektir.

Proje sahiplerinin tüzel kişilik olmaması veya uygulamadan kaynaklanan benzeri nedenlerle fonların aktarılabileceği bir proje hesabı açılarak harcama yapılmasının mümkün olmadığı durumda, ilgili projeye tahsis edilen fonlar, tarafların yazılı mutabakatı ile, YG-21 Ulusal Program Koordinatörlüğü bünyesinde açılacak YG-21 Programı alt hesabında tutulabilecektir.

5.2.2 Harcamaların Yapılması

YG-21 YPDP kapsamında desteklenen proje için açılan banka hesabından yapılacak her türlü harcamaya, Proje Yöneticisi tarafından hazırlanacak Ödeme Talimatı esas olacaktır. Ödeme Talimatı’nda, ilgili harcamanın tarihi, sırası, ait olduğu bütçe kalemi, harcamanın konusu ve gerekçesi gibi bilgiler, TL cinsinden ödeme toplamı ve bu toplamın UNDP’nin ilgili ay için belirlediği ABD Doları kuru üzerinden karşılığı yer alacaktır.

Ödeme Talimatı’na, ilgili harcamayı gösteren banka dekontu ile birlikte, ödemenin niteliğine göre, fatura, irsaliye belgesi, alınan teklifler (gerekli olduğu durumlarda), biletler, proje personeli ile yapılan sözleşmeler ve diğer destekleyici belgeler eklenecektir.

Proje kapsamında yapılan tüm harcamalara ilişkin belgelerin asılları, proje sahipleri tarafından 5 (beş) yıllık bir süre için saklanacak ve gerektiğinde, denetim için ibraz edilecektir. (Tüzel kişiliğin sona ermesi veya bir başka nedenle, belirtilen süre içerisinde söz konusu belgelerin proje sahipleri tarafından saklanma imkanı ortadan kalkarsa, bu takdirde tüm belgelerin asılları, YG-21 Ulusal Program Koordinatörlüğü’ne teslim edilecektir.)

Proje için mahallinde ayrı bir banka hesabı açılmaması nedeniyle fonların YG-21 Ulusal Program Koordinatörlüğü bünyesindeki alt hesapta tutulması durumunda harcamalar, yerel proje hesabının kullanımı ile aynı esaslarda yapılacaktır. Bu durumda, proje için tahsis edilen fonlar YG-21 Ulusal Program Koordinatörlüğü tarafından, Proje Yöneticisi’nin talep yazısı ve ekindeki destekleyici belgeler karşılığında yapılacak ve harcama belgelerinin kopyaları, Proje Yöneticisi’ne gönderilecektir.

5.2.3 KDV Muafiyeti
UNDP’nin vergi muafiyetine dayanılarak, proje fonlarından yapılan tüm harcamalar KDV’den muaf tutulacaktır. Proje kapsamındaki harcamalara ilişkin faturalar, YG-21 YPDP Koordinatörlüğü tarafından bildirilecek proje numarasını ve başlığını taşıyacak şekilde, UNDP adına düzenlenecektir.
UNDP’nin KDV muafiyetini belirten belge, YG-21 YPDP Koordinatörlüğü tarafından gerekli yerlere iletilecektir.

5.2.4 Proje Personeli
Proje Yöneticisi, projede görev alacak her kişi için ayrı bir sözleşme düzenleyecektir. Proje Yöneticisi ile projede görev alacak kişiler arasında düzenlenecek sözleşmelerde, hizmet süresi, yasal kesintiler ve ödeme planı açıkça belirlenecektir.

Projede görev alacak her kişi için farklı çıktılar içeren bir Görev Tanımı hazırlanacak ve ilgili sözleşmeye eklenecektir.

Proje personeli ile ilgili sözleşmeler, YG-21 YPDP Koordinatörü’nün yazılı onayı ile yürürlüğe girecektir.

Projede görev alacak personelin ücret düzeyleri, proje bütçesinde belirtilen miktar ve çalışma süresi ile uygum içerisinde olacaktır. Ücretler, özel iş tanımları, nitelikler, proje bütçesi ve ilgili kişinin çalışma durumu (tam zamanlı, yarı zamanlı) temel alınarak belirlenecektir.

Görevlendirilecek kişinin bir kamu personeli olması ve proje fonlarından kendisine ödeme yapılacak olması durumunda, ilgili kamu kuruluşundan yazılı bir onay ve “ücretsiz izin” belgesi talep edilecektir. Bu belgeler temin edilmeden, söz konusu kişiyle sözleşme yapılmayacaktır.

5.2.5 Görev Gezileri

Proje fonlarından finanse edilecek görev gezilerinde UNDP Günlük Yolluk Ödeneği (DSA) kuralları uygulanacaktır.

•	Her 24 saatlik konaklama içim tam DSA oranı
•	Gece konaklamayı gerektirmeyen görev gezilerinde mevcut DSA oranının %40’ı
•	Konaklamanın ücretsiz karşılandığı hallerde %50 indirim
•	Yemeklerin ücretsiz karşılandığı hallerde %30 indirim
•	Hem konaklamanın hem de yemeklerin ücretsiz karşılandığı hallerde %80 indirim

Proje çerçevesinde yapılan tüm görev gezileri, Proje Yöneticisi’nin yazılı onayı ile yapılacaktır. Görev gezisine çıkan kişilerin biletlerini aslı, Proje Yöneticisi tarafından, diğer belgelerle birlikte saklanacaktır. Görev gezisine çıkan her kişi, ilgili harcama belgesine eklenmek üzere, bir “Görev Gezisi Raporu” hazırlayacaktır.
5.2.6 Mal ve Hizmet Alımları
Seçilen proje kapsamındaki mal ve hizmet alımlarında UNDP’nin genel prosedürleri çerçevesinde, en üstün kaliteye ulaşma, ekonomi yapma ve verimli olma ilkeleri gözetilecektir.

Proje Yönetcisi, 400 ABD Doları  ve üzerindeki münferit mal ve hizmet alınlarında (bilgisayar, yazıcı vb elektronik gereçler ile diğer demirbaş alımı, demirbaş niteliğinde olmayan kırtasiye ve ofis tüketim malzemesi alımı, tasarım ve basım işleri, vd) rekabet ilkelerine uygun olarak, en az üç teklife dayalı bir değerlendirme yapılmasını sağlayacaktır.

Proje kapsamında satın alınan tüm donanımlar, açıkça görünür biçimde “UNDP” ibaresini taşıyacaklardır. Proje Yöneticisi, satın alınan donatımın tam ve doğru kayıtlarını tutacak ve bu kayıtları ilgili raporlara ekleyecektir. Proje kapsamında satın alınan donanım, proje tamamlandıktan sonra, ilgili proje sahiplerine devredilecektir.

5.2.7 Hibenin Devri ve Kullanılmayan Fonların İadesi

YG-21 YPDP kapsamında desteklenen projenin yürütülmesi için sağlanan hibe, YG-21 YPDP Koordinatörü’nün yazılı onayı olmadan, tamamen veya bir kısmen, bir başka kuruluşa ve/veya kişiye devredilemez veya projede belirtilen kapsam dışında kullanılamaz.

YG-21 YPDP kapsamında desteklenen projenin onaylı uygulama süresi içinde (proje revizyonu ile yapılmış süre uzatımı dahil) herhangi bir nedenle kullanılmayan fonlar, UNDP’nin ilgili prosedürüne uygun olarak, YG-21 YPD Programı’nın ana hesabına iade edilecektir.

5.2.8 Bütçe Revizyonları

Onaylı proje bütçesinde uygulamadan kaynaklanan değişiklikler yapılması gerekli görülürse, ilgili projenin yöneticisi, bütçe kalemleri arasında aktarma talebini, gerekçeleri ile birlikte, YG-21 YPDP Koordinatörlüğü’ne yazılı olarak bildirecektir. Bu talebin uygu görülmesi durumunda, YPDP katkısının aynı düzeyde kalması (veya talebe göre azalması) kaydıyla, bütçe kalemleri arasında gerekli aktarmalar yapılacak ve ilgili revizyon sonrasında proje raporları, yeni bütçe esas alınarak hazırlanacaktır.

5.3 Proje Kapsamındaki Raporlama

5.3.1 Gelişme Raporu

Desteklenen proje için belirlenen toplam uygulama döneminin birinci yarısının tamamlanmasında, (örneğin, 12 aylık bir projede 6 aylık uygulama döneminin sonunda veya toplam 6 aylık bir projenin 3 aylık uygulama dönemi sonunda) Proje Yöneticisi tarafından YG-21 YPDP Koordinatörlüğü’ne, ilgili formatta uygun olarak hazırlanmış bir GELİŞME RAPORU sunulacaktır. (Gelişme Raporu Formu, Ek.5’te verilmektedir.)

Gelişme Raporu’nun, ilgili uygulama döneminin tamamlanmasından sonra mümkün olan en kısa zamanda, ancak bu sürenin bitimini izleyen 15 (onbeş) günlük süreyi aşmayacak şekilde, sunulması gerekmektedir.

Gelişme Raporu içerisinde, ilgili dönemde gerçekleştirilen faaliyetler ve elde edilen çıktılar, gerçekleştirilemeyen faaliyetler ve karşılaşılan darboğazlar gibi uygulamaya ilişkin bilgilerin yanısıra, rapor tarihine kadar gerçekleşen harcamaları gösteren mali tablolar da yer alacaktır.
5.3.2. Ara Rapor

Desteklenen proje için belirlenen toplam uygulama döneminin birinci yarısı tamamlanmadan önce, proje kapsamındaki faaliyetlerin öngörülerinden hızlı veya daha geniş bir kapsamda gerçekleşmesi nedeniyle, avans olarak alınana fonların yetersiz kalması ve kaynak akışında bir sıkıntı ortaya çıkması durumunda, ilgili dönem için belirlenen sürenin sonunu beklemeden, bir Ara Rapor hazırlanarak, yeni ödeme dilimi talep edilebilir.

Ara Rapor, Ek.5’te verilen Gelişme Raporu formuna uygun olarak hazırlanır ve Proje Yöneticisi tarafından YG-21 YPDP Koordinatörlüğü’ne sunulur.

5.3.3 Sonuç Raporu

Desteklenen proje için belirlenen toplam uygulama döneminin sonunda, Proje Yöneticisi tarafından YG-21 YPDP Koordinatörlüğü’ne, ilgili formata uygun olarak hazırlanmış bir SONUÇ RAPORU sunulacaktır. (Sonuç Raporu Formu, Ek.6’da verilmektedir.)

Sonuç Raporu’nun, proje süresinin tamamlanmasından sonra mümkün olan en kısa zamanda, ancak bu sürenin bitimini izleyen 30 (otuz) günlük süreyi aşmayacak şekilde, sunulması gerekmektedir.

Daha önceden sunulan Gelişme Raporlarına dayalı olarak hazırlanacak Sonuç Raporu içerisinde, proje süresince gerçekleştirilen faaliyetler ve elde edilen çıktılar, gerçekleştirilemeyen faaliyetler, karşılaşılan darboğazlar ve bunlara ilişkin değerlendirmelerin yanısıra, proje süresince gerçekleşmiş tüm harcamaları gösteren mali tablolar da yer alacaktır.

5.4 İzleme ve Değerlendirme

5.4.1 İzleme ve Değerlendirme Toplantıları
	
YG-21 YPDP kapsamında yürütülen projenin yöneticisi ile YG-21 YPDP Koordinatörü’nün (ve gerektiğinde, diğer ilgililerin) katılımıyla, proje süresince en az iki izleme ve değerlendirme toplantısı yapılacaktır. Adı geçen toplantılarda, proje uygulamaları ve faaliyetler gözden geçirilecek, gerekli iyileştirmelerin yapılmasına yönelik görüş alışverişinde bulunulacak ve mali raporlama veya diğer konularda gerek duyulabilecek teknik destek sağlanacaktır. Toplantı tutanakları, ilgili Proje Yöneticisi ile mutabakat içerisinde, YG-21 YPDP Koordinatörü tarafından hazırlanacaktır.

5.4.2 Projelerin Tanıtımı ve Çıktıların Paylaşımı
YG-21 YPDP kapsamında yürütülen projelerin tanıtımı, çıktıların paylaşımı ve Programın bir bütün olarak tanıtımını, izlenmesini ve değerlendirmesini kolaylaştırmak amacıyla, YG-21 YPDP Koordinatörlüğü tarafından, ilgili projelerin yöneticileri ile yakın işbirliği içerisinde, genel ve özel amaçlı tanıtım filmleri, proje kitapçıkları ve benzeri görsel ve basılı materyal hazırlanacaktır. İlgili giderler, desteklenen projelerin kendi bütçelerinden değil, YG-21 YPDP Programı’nda bu amaç için ayrılacak kaynaklardan karşılanacaktır.

5.4.3 Mali Denetim (Audit)

YG-21 YPDP kapsamında yürütülen projeler, UNDP’nin denetim kurallarına uygun olarak ,uygulama dönemi boyunca en az bir kez mali denetimden (Audit) geçecektir. Mali denetim, Program kapsamında desteklenen tüm projeleri kapsayacak şekilde, IULA-EMME tarafından her uygulama yılı için görevlendirilecek uluslar arası düzeyde kabul gören bağımsız bir mali denetim kuruluşu tarafından yapılacaktır. Mali denetim giderleri, desteklenen projelerin kendi bütçelerinden değil, YG-21 YPD Programında bu amaç için ayrılacak kaynaklardan karşılanacaktır.

EKLER:

1.	Proje Teklif Formu
2.	Anket Formu
3.	Ön Değerlendirme Kriterleir
4.	Değerlendirme ve Seçim Kriterleri
5.	Gelişme Raporu Formu
6.	Sonuç Raporu Formu

YG-21 YPDP Rehberi