DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ E-POSTA SİSTEMİNDE KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE CEVAPLARI

TANIMLAR:

 Dokuz eylül e-posta sistemi nedir?

Dokuz Eylül Üniversitesi her akademik üye ve personeline bir adet e-mail hesabı vermektedir. Ayrıca her öğrencinin de bir e-mail hesabı alma hakkı vardır. Akademik üye ve personelin adres uzantilari ad.soyad@deu.edu.tr ogrencilerin ise ad.soyad@ogr.deu.edu.tr şeklindedir.

 Bu e-posta adreslerini nasıl kullanabilirim?

Akademik üye ve idari personel üniversitenin kendilerine tahsis ettiği bilgisayarlarda gerekli ayarlamaları yaptığı takdirde bu e-posta adreslerini rahatlıkla kullanabilirler. Bilgisayarlar D.E.Ü Bilgi İşlem Dairesi tarafından işletim sistemleri ve gerekli standart kurulumlar hazır olarak dağıtıldığı için personel rahatlıkla gereken ayarları yapabilir. Herhangi bir ayar sorunu karşısında ise kampüslerde bulunan bilgi işlem elemanları size bu konuda yardımcı olacaktır. Kendilerine e-mail adresini bildirdiğiniz takdirde gereken ayarı yapacaklardır.

E-posta okumak ve göndermek için hangi programlar kullanılmalıdır?

Bilgi İşlem Dairesinden dağıtılan PC'lerde işletim sistemi ve gerekli programlar hazır kurulu olarak geldiği için, Windows işletim sistemiyle beraber gelen Outlook, Outlook Express türünden yazılımlar rahatlıkla kullanılabilir. Linux  ve diğer Unix benzeri sistemler kullananlar ise Evulotion, Kmail türü yazılımlar kullanabilir.  Ayrıca üniversitenin resmi web sayfası olan http://www.deu.edu.tr adresinden DEBİS penceresinden girerek hem DEBİS otomasyonunu kullanabilir, hem de e-postalarınıza web üzerinden erişebilirsiniz. O an için DEBİS penceresini kullanmak istemeyenler http://webmail.deu.edu.tr adresini kullanabilirler.  Eğer bir öğrenci web üzerinden maillerine erismek istiyorsa kullanacağı adres http://webmail.deu.edu.tr/ogrmail adresi olacaktır.

Bana verilen şifre her yerde geçerli mi?

Her akademik üye ve idari personelin tek şifresi vardır. Aynı şifre hem DEBİS hem de e-posta için geçerlidir.

E-posta şifremi nasıl değiştirebilirim?

E-posta şifresini DEBİS penceresinden girerek değiştirebilirsiniz.

Akademik ve İdari personele herhangi bir kota kısıtlaması var mı?

Maillerinizi sık sık mail sunucudan almanız ve biriktirmemeniz tavsiye olunmaktadır. Sunucuda biriken mailler transfer anında yavaşlamaya neden olmakta ve sorunlara yol açmaktadır. Kota 100 megabytedır. Ancak sürekli olarak maillerini sunucudan alıp üniversitenin tahsis ettiği bilgisayarında arşivleyenler için kota sorunu yaşanmamaktadır.

KARŞILAŞILAN SORUNLAR:


E-Posta gönderip almada sorunlar yaşamaktayım.

 Öncelikle kampüsteki bilgi işlem görevlisine sorununuzu açık ve anlaşılır varsa hata mesajıyla birlikte bildirmelisiniz. Sizin posta gönderdiğiniz programda ve size tahsis edilen PC'deki sorunlar yüzünden mail alıp verememe gibi bir durum yaşıyor olabilirsiniz.

Outlook'ta maillerimi alamıyorum?

Şifrenizi doğru şekilde girdiğinize emin olmalısınız. Herşeyden önce makinanız networke  bağlanıyor mu önce bunu kontrol etmelisiniz.  Bunu kontrol edip gelen bilgi işlem elemanına sorunu açıklarsanız, çözümü konusunda daha kısa zamanda işinizi halledebilirsiniz. Örneğin eğer http://www.deu.edu.tr adresine de web üzerinden erişim sağlayamıyorsanız, makinanınızda bir sorun vardır demektir. Gelen teknik servis elemanı bu sorunu çözüp, önce Dokuz Eylül Üniversitesi networkune daha sonra da tüm dünyaya makinenizin erişmesini sağlayacaktır.

Makinam başka sitelere bağlanıyor ben Outlook'tan mail alıp, gönderemiyorum.

Şifrenizi yanlış girmiş olabilirsiniz ya da  makinanızda Outlook'un sağlıklı bir şekilde çalışmasını engelleyen bir virüs bulunabilir. Ya da bir şekilde Outlook programı bozulmuş olabilir. Eğer şifrenizi yanlış girmiyorsanız kampüsünüzde bulunan bilgi işlem yetkilisi tarafından yapılacak bir virüs taraması ya da Outlook programının yeniden yüklenmesi bunu düzeltecektir.

Arıza giderilesiye kadar acilen e-postama ulaşmam gerek, ne yapmalıyım?

Eğer makinanızda Internet Explorer ya da başka bir web tarayıcısı çalışıyorsa, http://webmail.deu.edu.tr adresine girip maillerinize bakabilirsiniz. Makinanıza bir virüs girmişse ve PC'niz hiçbir şekilde hizmet veremiyorsa başka bir makinadan webmail yoluyla acil olarak maillerinize bakabilir, gerektiğinde mail de gönderebilirsiniz.


Başkalarından Mail alamıyorum?

Doğru adres yazılmışsa ve mailin gönderilip alınması sırasında herhangi bir hat kesintisi yaşanmamışsa mail alıp verememe gibi  bir sorunun olmaması gerekir. Sorunu önce kendi PC'nizde, sonra network hatlarındaki her hangi bir kesilmede aramak gerekir. E-posta sistemini çalıştıran rektörlük makinelerinde herhangi bir aksaklık olması asla söz konusu değildir.

E-posta sisteminde her hangi bir hata olamaz mı?

Dokuz Eylül Rektörlük Bilgi İşlem Dairesi sürekli yenilenen ve gelişen makina parkıyla en yeni donanımları ve yazılımları kullanmaktadır. Her gün milyonlarca e-posta işleyen mail sunucuları da bilgi işlem dairesinde görevli sistem sorumluları vasıtasıyla kontrol altındadır. Personel ve Öğrenci e-posta hizmetleri iki ayrı makinada tutulmakta, herhangi bir hizmet kesintisi ya da veri kaybına yol açmamak için disk arızalarına karşı yedek diskler yoluyla korunmaktadır. Herhangi bir çevresel faktör (yangın, kısa devre) sonucunda oluşan hasarlarda hizmet kesintisi olmaması bakımından da üçüncü bir makina hazır olarak bekletilmektedir.

E-Posta sisteminde kullanılan yazılımda 1998 yılından beri hiçbir güvenlik açığı çıkmamıştır. Bununla da yetinmeyen Bilgi İşlem Dairesi, Dokuz Eylül Üniversitesinin spesifik ihtiyaçları için kullanılan yazılıma zaman zaman müdahele etmekte ve sistem programcıları bu yazılımı en mükemmel hale getirmeye gayret etmektedir. E-posta sisteminde her hangi bir hata çıkması çok düşük olasılıktır. Şimdiye kadar posta alıp vermede karşılaşılan hataların büyük çoğunluğu kullanıcılardan ve onların kullandıkları PC'lerdeki ayarlardan meydana gelen hatalardan çıkmakta, bunların dışındaki aksaklıklar da Türk Telekom data hatlarındaki kesilmelerden meydana gelmektedir.

Haberleştiğim kişilerin bazı e-postaları bana ulaşmamaktadır. Bunlarda bir takım attach'lar (eklentiler) vardır.

E-posta düz yazı ile haberleşme için tasarlanmıştır. Zaman zaman bazı kullanıcıların e-posta ile müzik, film, resim gibi geniş boyutlu dosyalar gönderdiği görülmektedir. Bu şekilde alışveriş yapan kişiler akademik data hatlarının tıkanmasına yol açmaktadır. Örneğin bir yakınınıza 4 dakika süren bir müzik dosyası (yaklaşık 7 megabyte) içeren bir mp3’ü e-posta yolu ile yolladığınızda hem akademik data hatlarının tıkanmasına yol açacak hem de sistemi yormuş olacaksınız. Aynı şekilde bir yakınınız posta adresinize bu tür bir ileti yollamışsa aynı şekilde hem dokuz eylül e-posta sistemini hem de akademik data hatlarını gereksiz yere meşgul etmiş olacaktır. Bu tür çok büyük iletilerin e-posta yolu ile yollanmaması, akademik ve idari personelimizin kendilerine sağlanan Dokuz Eylül hesaplarının kullanım amaçlarını akademik ve idari haberleşme amacıyla sınırlamaları gerekmektedir.

Üniversitemizde e-postaya eklenen dosyanın büyüklüğüyle ilgili bir kısıtlama var mı?

Üniversitemiz tarafında yok. Ancak bir çok kurumda böyle bir kısıtlama olduğundan göndereceğiniz dosyanın büyük olmamasına dikkat ediniz. Üstelik bir dosya e-posta yoluyla  gönderilirken kullanılan yöntem gereği %30 oranında büyümektedir.  Bu sınır genellikte 10 MB'ın altında olmaktadır.

Üniversitemizde e-posta yoluyla bulaşan virüsler için ne gibi tedbirler alınmaktadır.

Üniversitemizde e-posta yoluyla bulaşan virüsleri engellemek için gelen postalar önce anti-virüs kontrolundan geçmektedir. Zaman zaman yeni bir virüsün engellenmesi ya da dokuz Eylül e-posta sistemine yoğun virüs saldırıları olduğunda e-posta trafiğimiz yavaşlayabilmektedir. E-postalarda virüs kontrolu yapan ilave mekanizmalar ise ihtiyaç halinde otomatik olarak devreye girmektedir.

Posta kutuma yabancılardan reklam ya da duyuru amaçlı e-postalar gelmektedir. Bunun nedeni ne olabilir. Ben kimseye e-posta adresimi vermedim.

Bu tip maillerin literatürdeki adı SPAM'dır ve tüm dünyanın karşılaştığı bir sorundur. Spam postaları engellemek için yurdumuzda ve dünyada  bir çok çalışma ve engelleme yapılmaktadır.  Spamın en basit tarifi evimizin girişine bizim isteğimiz haricinde bırakılan broşürlerin posta kutumuzu doldurmasıdır.

Benim e-posta adresimi nereden öğrenmiş olabilirler.

Spamcılar bu işin ticaretini yapmakta ve uluslararası bir şekilde örgütlenmektedirler. Çeşitli şekillerde toplanan e-posta adresleri değiş, tokuş yoluyla blok olarak cd'lere kaydedilmekte ve dolaşıma girmektedir. Eskiden e-posta adresleri news gruplardan, tartışma listelerinden, tartışma forumlarından toplanmaktaydı. Fakat son yıllarda spamın engellenmesi amacıyla bir çok tartışma listesi, news group, tartışma forumu gibi ortamların yöneticileri  üye listelerinin kötü niyetli kişiler tarafından ele geçirilmesini engelleme yoluna gitmektedirler. Sonuçta üye olduğunuz çeşitli platformların yöneticilerinin posta listesini spamcılara satmamasının ya da kendilerinin spam yapmamasının her hangi bir garantisi yoktur.

Spamcıların e-posta adreslerini ele geçirmelerinin diğer bir yolu da Google, Yahoo gibi dünyaca tanınmış arama motorlarını çeşitli programlar vasıtasıyla tarayıp, açık bir biçimde web sayfasında yayınlanan e-posta adreslerini toplamaktır. Eğer her hangi bir web sitesinde e-posta adresiniz açıkça yayınlanmışsa spamcılar bunu çoktan ele geçirmişlerdir.  Bunu önlemek için webmasterlar son yıllarda şöyle bir uygulamaya gitmişlerdir. Örneğin web sayfasında isim.soyisim@deu.edu.tr yerine isim.soyisim at deu edu tr gibi bir ibare konmakta spamcıların adres toplayan robotlarına karşı konulmaya çalışılmaktadır.

Spamcılara kaynak sağlayan diğer bir yöntem ise forward mailleridir. Çok beğenilen bir mesajı ya da resmi kullanıcı adres defterindeki arkadaşlarına forward ettiği zaman diğer e-posta adreslerini mesaj gövdesinden temizlemediği için, aradaki forward zincirindeki her hangi biri bu e-posta adreslerini spamcılara satabilir. 

Spam için diğer bir kaynak ise açık erişim sağlayan e-posta sunucularıdır. Bu tip sunucular dünyadaki her kullanıcının kendi üzerinden e-posta göndermesini sağlamaktadır. Ancak son yıllarda bu tip sunucuların sayısı epey azalmakta, gönüllü kuruluşlar ise bu tip açık erişim sağlayan e-posta sistemlerini kara listelere kaydetmektedirler.

Dokuz Eylül Üniversitesi spam konusunda ne gibi önlemler almaktadır.

Dokuz Eylül Üniversitesi bilgisayarlarından dış adreslere gönderilen spamlar kısa sürede tespit edilip önlendiğinden üniversitemize yönelik spam şikayetleri asgari düzeydedir. Dışardan gelen Spam Mailler için  bu linke tıklayınız.

Üniversite dışında her hangi bir yerde bulunuyorsam nasıl Dokuz Eylül hesabımdan posta yollayacağım.

Webmail ya da DEBIS hizmeti ile dünyanın her köşesinden e-mail yollayabilir ve okuyabilirsiniz.

Webmail ile DEBIS farklı şeyler mi.

Hayır. http://www.deu.edu.tr adresindeki DEBIS penceresine e-posta adresinizi ve şifrenizi girdiğinizde hem posta hesabınıza, hem kişisel web sayfanıza, hem de ofis otomasyon projelerine tek şifre ile bağlanmış oluyorsunuz. http://webmail.deu.edu.tr adresine girmekle ise sadece e-posta işlerine bağlantı yapmış oluyorsunuz.

Ben Dokuz Eylül mensubu olup İngiltere'deki bir üniversitede geçici olarak bulunmaktayım. Kullandığım IP numarası İngiltere'ye ait. Ben webmail  ya da DEBIS hizmetini kullanarak e-mail alıp, yollayabiliyorum, ancak İngiltere’deki üniversitenin şu an bana geçici olarak tahsis edilmiş olan bilgisayarında Outlook programını kullanmak istiyorum.

Outlook'ta gereken ayarlamaları yaptıktan sonra gönder/al tuşuna bastığınızda yabancı IP numarası bir saatlik bir süre için Dokuz Eylül Posta sistemine kaydedilmekte, daha sonra da başkasının kötü kullanımını engellemek amacıyla da silinmektedir. Bir saatlik geçici erişimden faydalanarak Outlook gibi posta programlarını da dünyanın her köşesinden kullanabilirsiniz.

Mesai saatleri dışında evimden başka bir İnternet Servis Sağlayıcısı yoluyla hizmet almaktayım. Dokuz Eylül hesabımı kullanıp nasıl e-mail alıp yollayabileceğim.

Bir önceki cevapta verilen metodu uygulayabilirsiniz. Ancak dialup aboneleri için deunet'e üye olmaları tavsiye edilir.

Dokuz Eylül mensubuyum ancak evimde ADSL var, Dokuz Eylül hesabımdaki e-mailleri okuyorum ancak Outlook ile e-posta gönderemiyorum. Webmail ve DEBIS hizmetini rahatlıkla kullanabiliyorum ancak ben Dokuz Eylül e-postalarımı Outlook ile kullanmak istiyorum.

ADSL abonesi Dokuz Eylül mensupları da Outlook programında gönder/al tuşuna bastıklarında bir saatliğine Dokuz Eylül e-posta sistemine kayıt olmaktadır. Bir saatlik sürenin dolmasından sonra ise gönderecek mektubumuz olmamasına rağmen tekrar gönder/al tuşuna basılıp kayıt yenilenmelidir.

Yani Dokuz Eylül Üniversitesi hesabımı kullanarak her yere mail atabilir ve her yerden mail alabilir miyim.

Adresi doğru yazdıysanız, PC’nizde virüs yoksa, programlarınız çalışıyorsa, internet bağlantınız varsa, Outlook programında ayarları doğru yaptıysanız EVET.

Outlook programında ayarları yapmak zor mudur.

Örneğin: Ahmet Veli isimli personelimizin e-posta adresi ahmet.veli@deu.edu.tr olsun. Gelen posta ayarlarında kullanıcı adı ahmet.veli, domain adı deu.edu.tr, giden posta ayarlarında da ilgili yere deu.edu.tr yazılacak.

Başka bir e-mail programı kullanıyorsam.

Bu tür programlarda ayarlar genellikle standarttır. Yani ahmet.veli kullanıcının adı, deu.edu.tr Türkiye’de Dokuz Eylül Üniversitesini simgeleyen domainin ismidir. Zaten bir çok programda nereye hangi bilgi girileceği yanında yazar. Buna ek olarak gerekli örnekler o programın yardım sayfalarında bulunur.

Kotam doldu uyarısı geliyor ve mail alıp gönderemiyorum.

Webmail ve DEBIS sistemi personelimize ve öğrencimize kolaylık amacıyla kurulmuştur. Ancak posta kutunuza gelen mailleri ve webmail yoluyla gönderdiğiniz mailleri zaman zaman silmek zorundasınız. Aksi takdirde posta alış verişi yapamazsınız. Eğer tarafınıza bir pc tahsis edilmişse webmail yoluyla maillerinize bakıyorsanız zaman zaman posta kutunuzdaki arşivi kendi Pc’nize indirmek için Outlook programını çalıştırmalısınız.

Kendime ait PC’m yok, üç doktora öğrencisi makineyi ortak olarak kullanıyor ve maillerimize webmail ile bakıyoruz.

Tarafınıza gelen mailleri saklamak istiyorsanız disket, flash bellek gibi araçlara kaydedip, posta kutunuzu yine webmail kullanarak temizleyiniz.

Webmail’den Inbox ve Trash’ı temizledim ama kotam yine dolu uyarısı geliyor.

Soldaki folderlarda Sent diye bir bölüm daha var. O sizin yolladığınız maillerin arşivini tutar. Onu da temizleyeceksiniz.

Duyurular kotanın dolmasını etkiliyor mu.

Hayır Dokuz Eylül duyuruları kullanıcı kotasını etkilemiyor. Dokuz Eylül Bilgi İşlem dairesince yazılan özel bir programla duyurular tek bir data dosyası halinde oluşup personel ve öğrencilerin buna ulaşması sağlanıyor.

Webmail'i Türkçe kullanabilir miyim?

Evet. Webmail'e giriş yaptıktan sonra "Options" -> "Display Preferences"  linkine tıklayıp "General Display Options" başlığı altındaki "Language" menüsünü "Turkish" seçip,  sağ alttaki "Submit" butonuna tıklamanız yeterlidir. Webmail'e bir sonraki girişinizde sayfanın Türkçe olduğunu göreceksiniz.

Dokuz Eylül E-posta sistemini sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için nasıl katkı yapabilirim.

1. Posta gönderiyorsanız adresi doğru yazmak.
2. Eğer kullandığınız PC size tahsis edilmişse onu virüslerden koruyarak.
3. E-mail alıp vermede kesinti yaşamamak için posta kutunuzu sürekli kontrol ederek kotanızı doldurmamak.
4. E-mail hesabınızı akademik ve idari yönetim amacıyla kullanmak.
5. 4. maddede anılan amaçlar dışında film, yüksek çözünürlüklü resim, müzik dosyası ya da forward amaçlı toplu mailler göndermeyerek.

Yeni çıkan sorunlara karşı bu rehber güncellenecek mi ?

Aslında e-posta yollayıp almak son derece basit bir olgudur. Ancak kullanıcılarımızın karşılaştığı spesifik sorunlarla zaman zaman bu rehber güncellenecek ve duyuru mekanizması ile personel ve öğrencilerimize ilan edilecektir.

(Son Güncelleme 10 Eylül 2006)

Ana Sayfaya Dönüş